Remote Meetings geil machen – Praxisbericht

Jetzt, wo „remote“ der quasi Standard für unsere Arbeit geworden ist, vervielfachen sich die Probleme, die diese Art zu arbeiten mit sich bringt. Wer es noch nicht kennt, dem sei dieses humorige Video über Remote Meetings ans Herz gelegt.
Herausforderungen gibt es zum einen auf der technischen, zum anderen aber auch auf der Moderationsebene. In diesem Beitrag möchte ich auf die Moderation eingehen und insbesondere darauf, wie sich diese von der Moderation eines Präsenztermins unterscheidet; und wie ich dadurch richtig geile Remote-Meetings mache.

Die Basics

Hier ein Auszug einiger Regeln, die wir in unseren Meetings als wertvoll empfanden (die vollständige Liste findest du auf unserer Remote-Seite):

  • Mikro aus, wenn du nicht sprichst

Wenn wir nur unsere Stimme haben, hören wir sehr intensiv zu. Das ist auf Dauer anstrengend und daher lenken uns jegliche Nebengeräusche ab. Daher ist es eine gute Praxis für uns, dass immer nur einer spricht. Die anderen wertschätzen den Beitrag, indem sie ihre Nebengeräusche durch muten ausschalten. Wer selbst mit Nebengeräuschen spricht, verwendet Noise Cancellation Kopfhörer oder verschiebt seinen Beitrag auf einen Zeitpunkt, den dem es keine Nebengeräusche gibt. Gerade am Anfang passiert es dann auch mal, dass jemand sprechen möchte während sie gemutet ist…da darf dann gerne einer der Kollegen die das mitbekommen, das ansprechen und damit dem Kollegen den Beitrag ermöglichen.

  • Teste deine Tools vorher

Egal ob neu, oder vermeintlich bekannt: die Tücken der Technik sind vielfältig. Damit unsere Meetings pünktlich starten können, hat jeder das Tool vorher schon einmal ausprobiert. Wenn jemand dabei ist, der das Tool noch nicht kennt, bekommt sie eine Einführung kurz vor dem Termin. Im Kontakt mit Kunden sind wir mindestens 10 Minuten vorher im Tool, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht funktioniert. Und für den Fall, dass es doch Probleme gibt, haben wir immer zwei andere Optionen in der Tasche (wer ganz sicher gehen will, macht es wie dieser Berkeley-Professor).

  • Starte mit einem Check-In

Eine Grundpraxis der Moderation ist auch remote der Check-in. Natürlich dürfen auch gerne Warm-ups mit dabei sein. Ziel ist es, dass alle „da“ sind, mindestens ein Mal was gesagt haben und sichergestellt ist, dass alle den Zwecks des Meetings kennen. Besonders kommt hier dazu, dass Teilnehmer – häufiger als in Präsenzmeetings – rein- und auch wieder rausgehen. Als gute Praxis hat sich bei uns etabliert, wann immer ein neuer Teilnehmer in das Meeting kommt, diesen kurz zu begrüßen und einzuchecken. Also sicherzustellen, dass dieser sich einbringen kann. Das bedeutet gleichzeitig nicht, dass alles was bisher passiert ist noch einmal repetiert werden muss. Es geht lediglich darum, dass der Teilnehmer, ab dem Zeitpunkt des dazukommens mitwirken kann.

  • Rufe den nächsten auf

In vielen Themen sind Beiträge von allen Beteiligten gewünscht. Wir haben gute Erfahrung damit gemacht, dass der Moderator den ersten Beitragenden aufruft und sobald dieser fertig ist, er nun seinerseits den nächsten aufruft. Damit verhindern wir dass entweder alle gleichzeitig versuchen zu sprechen oder niemand spricht. Gleichzeitig fördert es die soziale Verbindung, wenn Teilnehmer:innen mit Namen angesprochen werden.

  • Bewege dich

Wir wissen, dass sportliche Aktivitäten sich positiv auf Gehirn auswirken. Gerade wenn wir den ganzen Tag remote arbeiten, bewegen wir uns viel weniger, als wenn wir im Büro wären. Dort laufen wir auch mal gerne rum, bewegen uns vom Whiteboard zur Sitzgruppe oder gehen gemeinsam spazieren. Trotzdem Bewegung von einem zum anderen Ort remote ein einfacher Klick ist, kann Bewegung gut eingebaut werden. Zum Beispiel durch Energizer (wie oben beschrieben) oder durch Walk&Talk-Aktivitäten. So nutzen wir zum Beispiel vor einer Mittagspause die Zeit, dass sich jeweils zwei Kollegen zusammentelefonieren, um gemeinsam zu spazieren. Dabei sprechen sie ganz unterschiedlich, zum Beispiel in Vorbereitung zur nächsten Aufgabe, wie es ihnen derzeit geht oder reflektieren gemeinsam über den bisherigen Verlauf des Meetings.

  • Folge dem Moderator

Spontane Ideen, wie der nächste Schritt aussehen könnte, sind remote noch einiges schwieriger als in Präsenz. Wir können nicht einfach sagen: „auf dem Flipchart hier funktioniert das nicht, lass uns das auf Post-its schreiben“. Viele Änderungen der Methode erfordern auch eine Änderung der Tools oder der Video-Räume. Das alles braucht Vorbereitung.
Wir geben dem Raum, indem wir einen Moderator haben, der sich gut vorbereitet und den jeweils nächsten Schritt für uns designt. Sie überlegt sich was wir tun und wir tun es.
Wichtig sind klare Anweisungen und der check, ob jeder den nächsten Schritt verstanden hat. Vielleicht gibt es zehn andere Wege, die wir jetzt auch einschlagen könnten. Doch hier üben wir Zurückhaltung und gehen erstmal den Weg des Moderators. Dann sehen wir das Ergebnis und können darauf reagieren. Wichtig hierfür sind kurze Sessions und Reflexion nach der Session. Das gibt dem Moderator das nötige Feedback, ggf. Anpassungen vorzunehmen und gleichzeitig den Raum, sich darauf vorzubereiten.

Nachdem wir die Basics geklärt haben, gehe ich im nächsten Beitrag in Details und beleuchte, wie ein Remote-Meeting bei uns konkret aussieht.

Welche Erfahrungen hast Du mir Remote-Meetings gemacht und welche Regeln haben Euch geholfen?

2 Kommentare zu „Remote Meetings geil machen – Praxisbericht

  1. Um eine Reihenfolge der Wortbeiträge zu erleichtern ist es gut, den chat zu nehmen und seinen Namen mit einem Hashtag zu schreiben #Martin das gibt Transparenz 🙂

  2. Hi, bei uns hilft der Chat um die Gesprächsreihenfolge festzulegen. Man schreibt einfach seinen Namen in den Chat und alles weitere ergibt sich aus der Reihenfolge. Schön transparent und zusammen mit üblichen Moderationsmethoden klappt das prima. #remotefirst
    LG Martin

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden /  Ändern )

Google Foto

Du kommentierst mit Deinem Google-Konto. Abmelden /  Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden /  Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden /  Ändern )

Verbinde mit %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d Bloggern gefällt das: